Hoe gaat HELP-ICE met uw privacy om
HELP-ICE.com houdt uw privégegevens privé.
Internetgebruikers stellen hun privacy op prijs. HELP-ICE houdt daar rekening mee, en gaat voorzichtig met uw privégegevens om. Wij doen er alles aan om uw gegevens te beschermen. Op deze pagina geven wij uitleg over de momenten waarop wij uw gegevens gebruiken, en hoe we daarmee omgaan, zodat u onderbouwd kunt bepalen of u uw gegevens aan ons wilt verstrekken.
Wanneer worden welke gegevens opgeslagen?
Uw naam en adresgegevens:
Als u over onze site navigeert, zult u zien dat wij op een aantal momenten vragen om uw
naam- en adresgegevens:
· Het contactformulier,
· Het bestelproces,
· Het aanmelden voor de nieuwsbrief,
· Het inloggen,
· Het formulier om u te mailen wanneer een product weer op voorraad is.
Op deze pagina’s worden uw gegevens verzonden naar ons. Afhankelijk van welke pagina het is, vragen wij om de volgende informatie:
· Voor- en achternaam,
· Straatnaam, huisnummer en toevoeging,
· Postcode en plaats, Land,
· Email adres en telefoonnummer,
· Een wachtwoord,
· Uw betaalvoorkeur,
· Organisatienaam,
· Contactpersoon,
· BTW Nummer,
· Locatie adressen & telefoonnummers,
· Locatie contact personen,
· Organisatie Logo,
· Organisatie Link.
Bij het aanmaken van een profielpagina voor de gebruiker worden uw verstrekte gegevens verzonden naar ons. Afhankelijk van welke pagina het is, vragen wij om de volgende informatie:
Aanmelden & koppelen
· E-mail adres
· Wachtwoord
Aanmaken gebruikersprofiel
· Voor- en achternaam,
· Geboortedatum,
· Straatnaam, huisnummer en toevoeging, (optioneel)
· Postcode, plaats en Land,
· Kwetsbaarheid(en) instructies keuzes maken
· Persoonlijke Instructie Velden, titels, instructies & URL’s
· ICE Contact namen, relatie tot gebruiker, telefoonnummers
Een aantal van deze gegevens zijn verplicht, omdat we die nodig hebben om u te kunnen bedienen. Zo moeten wij uw emailadres hebben om met u te kunnen communiceren, en uw NAW-gegevens om een bestelling te versturen. Gegevens die niet per se noodzakelijk zijn kunnen naar wens opgegeven worden. Die gegevens zijn niet verplicht, maar maken het oplossen van problemen wel eenvoudiger.
Onze website communiceert met u via een SSL-verbinding. Dat betekent dat uw gegevens via een versleutelde verbinding worden verstuurd en opgeslagen, waardoor deze niet door kwaadwillende kunnen worden onderschept. U weet dus zeker dat uw gegevens alleen bij HELP-ICE terecht komen.
Bij het bestelproces doen wij een aantal andere dingen om het plaatsen van een bestelling makkelijker te maken. We slaan uw gegevens die u invult bij het plaatsen van de bestelling op in een sessie. Als u verder navigeert op onze site, en u komt later terug op de pagina om producten te bestellen, hoeft u uw gegevens niet op nieuw in te vullen. Die informatie wordt verwijderd op het moment dat u uw browser sluit.
Uw IP-adres en browsegedrag:
Naast uw standaard gegevens, registreert onze website een aantal elementen van uw bezoek op onze site. Zo registreren wij met welk apparaat u op onze site navigeert. Ook houden wij bij hoe u onze site gebruikt. Zo wordt bijvoorbeeld opgeslagen hoe vaak merken, modellen, productgroepen en producten aangeklikt en bekeken worden. Daarnaast worden uw zoekopdrachten geregistreerd. Bovendien registreren we patronen in het browsegedrag, zoals wat bezoekers doen nadat ze producten in het winkelmandje hebben gelegd, of wanneer bezoekers een vraag hebben gesteld via het contactformulier. Ook registreren wij of u onze nieuwsbrief, en de mailtjes die wij u over bestelling toesturen heeft geopend.
Daarnaast slaan we een verwijzing naar uw winkelmandje in onze database op in een cookie op uw pc, die een maand geldig blijft. Dat zorgt ervoor dat u verder kunt gaan waar u gebleven was als u op een later moment weer terugkomt op onze website. Na een maand worden deze gegevens vanzelf verwijderd. Klik hier voor een volledig overzicht van alle cookies die wij gebruiken.
Wat doet HELP-ICE met uw gegevens?
Uw naam en adresgegevens:
Uw naam- en adresgegevens worden voor verschillende doeleinden gebruikt, afhankelijk van uw relatie met ons. Als u een bestelling heeft geplaatst, worden de gegevens gebruikt om uw bestelling te bezorgen. Uw email adres wordt gebruikt om u via automatisch gegenereerde berichten op de hoogte te houden van de status en het verloop van de bestelling. Bij problemen of onduidelijkheden kan het zijn dat we uw telefoonnummer gebruiken, mits u deze heeft opgegeven. Voor vragen via ons mailadres of via het contactformulier worden uw gegevens gebruikt om uw vragen te beantwoorden, en als u zich aangemeld heeft voor de nieuwsbrief wordt het mailadres ook gebruikt om commerciële doeleinden over te brengen aan u.
Daarnaast worden uw gegevens in een meer anonieme variant gebruikt om statistische informatie te verkrijgen. Zo kunnen we het succes van bepaalde lokale marketingactiviteiten bepalen aan de hand van een analyse op postcode, zien hoe effectief promotieacties voor vaste klanten zijn, of bepalen wat de verhouding is tussen bedrijven en particulieren dat bestellingen bij HELP-ICE plaatst.
· Uw gegevens worden nooit doorgespeeld- of verkocht aan derden.
· Uw emailadres wordt alleen gebruikt voor het informeren over het verloop van een bestelling, of het beantwoorden van vragen. Alleen na uw uitdrukkelijke toestemming sturen wij ook nieuwsbrieven naar uw mailadres.
· Als u geen nieuwsbrieven meer wenst te ontvangen, kunt u zich afmelden.
· Uw gegevens worden uitsluitend via versleutelde pagina’s naar ons verzonden, en opgeslagen in een beveiligde database waar beperkte toegang verzekert dat alleen de mensen die inzicht moeten hebben, dat ook daadwerkelijk krijgen.
· Uw betaalgegevens, zoals uw bankrekeningnummer of paypal account, worden via versleutelde verbindingen verwerkt, en gedurende korte tijd versleuteld opgeslagen, teneinde een terug storting uit te kunnen voeren. Deze gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan het afwerken van uw bestelling en het verwerken van terug storting.
Uw IP-adres en browsegedrag:
Inzicht in de manier waarop u onze website gebruikt kan ons helpen bij het verbeteren van onze website. Uw IP adres wordt gebruikt om patronen te registreren. Omdat uw IP adres bepaalde pagina’s op onze site aanroept, kan aan het verloop van die bezoeken bepaald worden hoe u de site gebruikt. Daarmee proberen we u nog beter van dienst te zijn. Deze informatie wordt uitsluitend anoniem opgeslagen, en niet gebruikt voor andere doeleinden dan het verbeteren van onze dienstverlening. Op basis van deze informatie kan en zal nooit contact gezocht worden met u, omdat die informatie niet beschikbaar is.
Verzoek tot inzage:
Volgens nieuwe Europese wetgeving heeft u het recht om in te zien welke gegevens wij van u hebben verzameld. Als u in het verleden een account heeft aangemaakt of een bestelling heeft geplaatst, en u wilt zien welke gegevens wij van u hebben opgeslagen, dan kunt u een verzoek tot inzage doen. Stuur hiervoor een e-mail naar onze klantenservice, afkomstig vanaf het e-mailadres waar u het verzoek voor indient. Wij streven ernaar om u binnen 2 werkdagen een volledig overzicht te sturen.
Hoelang slaat HELP-ICE uw data op?
Uw bestelling
Het is in Nederland verplicht om alle gegevens van een factuur gedurende 7 jaren te bewaren, zodat de belastingdienst boekhoudcontroles kan uitvoeren. Na 7 jaar verwijderen wij alle klantgegevens uit uw bestelling. We kunnen dan nog wel zien wat er verkocht is, maar niet meer aan wie.
Uw account
Als u een account aanmaakt heeft u toegang tot de gegevens die wij van u hebben opgeslagen. Wij verwijderen uw account automatisch indien er gedurende 7 jaar geen bestelling meer is geplaatst of profielactiviteit is geweest. Als u wilt is het mogelijk om uw account eerder te verwijderen. Gegevens die niet vereist zijn voor onze administratie, zoals uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw adresboek en de nieuwsbriefaanmelding, kunnen wij op verzoek voor u verwijderen. Gegevens die op facturen staan worden dan alsnog gedurende 7 jaar bewaard.
Overige gegevens
Gegevens die niet van belang zijn voor de administratie, zoals uw zoekopdrachten, weergave instellingen en browsegedrag worden maximaal 1 jaar bewaard bij uw persoonlijke gegevens. Na een jaar verwijderen wij alle links met uw account en bewaren wij deze data alleen nog geanonimiseerd.
Hoe controleren jullie de beveiliging?
Safety checks
Wij hebben een team van ervaren programmeurs in dienst die hun uiterste best doen om de website veilig te houden. Daarnaast hebben we een team gevraagd om onze site op de meest voorkomende hackmethodes te testen voor een optimale veiligheid.
Ik ben het niet eens met de disclaimer van HELP-ICE?
Geen probleem!
Als u na het lezen van deze disclaimer niet gerust bent gesteld dat uw gegevens bij HELP-ICE veilig zijn, kunt u nog steeds gebruik maken van onze website. U heeft recht op inzage en correctie van uw opgegeven persoonsgegevens. U kunt dan na uw bezoek contact met ons opnemen met het verzoek om uw gegevens te verwijderen. Wij zullen dan alle gegevens die niet verplicht bewaard moeten worden verwijderen uit onze database.